Em tempos de um mercado tão competitivo, o atraso em um cronograma de projeto pode gerar impactos extremamente negativos nos negócios. Além de uma redução do lucro estimado, a credibilidade da empresa pode ser comprometida. Por isso, encontrar formas de otimizar o planejamento e a execução do cronograma é parte da rotina de qualquer gestor.

Contudo, essa é uma tarefa desafiadora. Afinal, é preciso identificar as causas dos atrasos e tomar ações precisas para mitigá-las. Pensando nisso, criamos este artigo para mostrar a relevância de um cronograma de projeto eficiente e os fatores que podem causar atrasos, além de dar algumas dicas para ajudar você a mantê-lo em dia. Confira!

A importância de controlar o cronograma de projeto

É cada vez maior o número de empresas que adotam um processo de produção sob encomenda. Isso significa que os produtos seguem especificações definidas pelos próprios clientes, o que dificulta o estabelecimento de um caminho único a seguir. O resultado é um cronograma que precisa ser ajustado projeto a projeto.

Com isso, o controle realizado na etapa de planejamento se torna crucial para o sucesso das atividades da empresa. Se realizado e executado com precisão, ele permite a maximização da produtividade e da segurança nos processos, além da minimização dos custos operacionais.

Cada etapa da produção deve ser considerada e o mapeamento de processos deve ser completo: os materiais necessários para cada atividade, o tempo gasto, quem são os responsáveis etc. Além disso, é importante estar atento a alguns pontos que geram gastos desnecessários. Os principais são:

• produtos parados por tempo demais nas linhas;
• fábrica muito cheia, mas com fluxo de caixa baixo;
• uso desnecessário de recursos para adiantar processos;
• atrasos de materiais.

Tenha em mente que ter a fábrica cheia nem sempre é um bom sinal. Em contrapartida, uma boa gestão de riscos pode ajudar a identificar as causas desses problemas. Qualquer fator que possa causar um atraso no cronograma deve ser conhecido e seus impactos mensurados antes do início das atividades.

Se isso é válido para qualquer processo de produção, em um ambiente com fabricação sob demanda sua importância é ainda maior. Mas, afinal, quais riscos podem afetar o cronograma?

As causas mais comuns dos atrasos

Se tem algo que nenhum empresário ou gestor gosta de ver são máquinas paradas. Entretanto, são vários os fatores que podem levar a essa situação. Consequentemente, é fundamental saber identificá-los para garantir que o cronograma seja seguido à risca.

Nesse sentido, a manutenção desempenha um papel de protagonismo. Hoje, o setor não trabalha apenas “apagando incêndios”, mas tem uma função estratégica: com indicadores como a eficácia geral de equipamentos (OEE), a tendência é focar em ações planejadas, evitando a manutenção corretiva — que significa máquina parada e custo mais alto.

Ainda assim, nem tudo depende da eficiência dos técnicos e da engenharia de manutenção. Afinal, por mais que a equipe apresente um bom desempenho, a falta de material também pode impactar seus resultados. Isso pode ser causado pelos seguintes motivos:

• má gestão do estoque;
• fornecedores pouco confiáveis que não cumprem prazos;
• cronograma de entregas com muitas folgas (armazenamento por tempo demais);
• demora para lançamento de pedidos de compra; e
• pedidos de compra incompatíveis com a necessidade real.

A falta de material para a produção gera gastos enormes com ociosidade. Da mesma forma, o estoque deve ser bem gerenciado para evitar tanto a escassez de itens essenciais quanto o excesso deles. Armazenar demais também gera gastos indesejados, aumentando o custo de armazenamento e o operacional.

Por fim, vale destacar que uma gestão de recursos humanos também tem sua relevância nesse sentido. A falta de funcionários, independentemente do motivo, pode causar uma redução indesejada no ritmo da produção.

Por isso, é importante estar atento para identificar se um atraso no cronograma indica uma falha em um processo ou se é resultado da falta de profissionais capacitados à disposição.

Melhores práticas para cumprir o cronograma com qualidade

Projetos são complexos e, por isso, exigem uma análise conjunta dos fatores que podem causar atrasos. Se há centenas de materiais envolvidos na produção, por exemplo, é preciso agir em cadeias de ações: produzir o elemento B depende do elemento A, portanto se há um atraso na entrega de A, surgirá um gargalo em B.

O problema é que, mesmo com uma estratégia de análises eficiente, o processo é gigantesco e bastante complexo para ser realizado “de cabeça”. Por isso, é crucial investir em um software de gestão que relacione os processos, os materiais, as máquinas e os demais fatores envolvidos na produção.

O ponto-chave está em contar com uma solução que se adeque à realidade da sua empresa. O motivo é simples: não faltam opções no mercado, mas muitos desses softwares foram pensados com base em empresas que executam processos inalteráveis.

Se é preciso realizar ajustes em novos projetos, eles não conseguem acompanhar a demanda. Por isso, busque por um software que ao menos:

• leve em conta o mundo real, e não o ideal;
• tenha uma função para acompanhar o roteiro de fabricação;
• relacione peças, profissionais e processos;
• registre a variação no tempo em projetos diferentes;
• utilize dados para calcular, por exemplo, uma sequência lógica de atividades;
• respeite as prioridades, o Lean Time, os prazos de entrega, entre outros fatores;
• ofereça acompanhamento em tempo real.

Se uma matéria-prima atrasa, por exemplo, o software automaticamente calcula e sugere os ajustes no tempo de produção para que o contato com o cliente seja feito o quanto antes.

É claro que imprevistos acontecem, mas é importante reduzi-los e, quando não for possível, alertar o cliente imediatamente.

Integração e otimização de processos em toda a empresa

Um ponto importante que pouca gente percebe é que a otimização desses processos não depende simplesmente de uma ação do gestor ou da performance de um departamento específico. Trata-se de um objetivo que deve ser assumido por toda a empresa.

Os impactos de um atraso no cronograma alcançam toda a operação. Por isso, não há forma melhor de combater esse problema do que agindo coletivamente. Entretanto, a grande dificuldade das empresas está justamente em alinhar esse objetivo entre os setores — e é exatamente esse o papel do software.

A integração dos processos permite que os gerentes e supervisores trabalhem em conjunto, com base nas mesmas informações. Se um problema é identificado na primeira etapa de produção, o software adequa o projeto e o cronograma, disponibilizando as informações para as linhas finais.

Assim, os gargalos podem ser identificados e combatidos com antecedência. Cada setor passa a interagir de forma mais orgânica com os demais, e a empresa como um todo faz um uso mais inteligente (Business Intelligence) das informações disponíveis.

Como destacamos no início no artigo, o mercado atual é extremamente competitivo. Não há espaço para métodos obsoletos de gestão — é preciso agir com eficiência e não há nada como a tecnologia para otimizar esse processo.

Agora que você já sabe como evitar os atrasos no cronograma de projeto, veja também nosso post sobre indicadores de negócio e como eles melhoram os resultados de uma empresa!