Adotar conceitos e métodos para otimizar o trabalho da sua equipe é parte da rotina de qualquer gestor. No entanto, essa pode ser uma tarefa desafiadora. Afinal, é preciso manter-se atualizado e compreender em detalhes o funcionamento da empresa como um todo. Nesse sentido, o conceito de Work in Process (WIP) ganha destaque em ambientes de produção enxuta (Lean Manufacturing).

Muito se fala sobre reduzir os impactos do WIP ou encontrar formas de mitigá-lo. Ainda assim, é natural deparar-se com algumas dúvidas. Afinal, o que exatamente significa Work in Process? Quais são suas características? Os impactos devem ser minimizados? Como é possível fazer isso?

Criamos este artigo para ajudá-lo a entender definitivamente o assunto. Confira!

O que é Work in Process?

Work in Process, que pode ser traduzido como “trabalho em processo”, nada mais é do que um produto — ou parte dele — que está na fase de fabricação. Na prática, é um item que deixou de ser categorizado como matéria-prima e está sendo trabalhado. Logo, ele pode estar sendo fabricado, aguardando uma fila para ser processado, por exemplo.

O termo é utilizado como parte dos conceitos de Gestão da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management), pois tem como objetivo apontar um status específico de certos itens. O motivo é simples: compreender individualmente a situação de cada peça é essencial para entender também se a produção está ocorrendo no ritmo adequado.

Uma fábrica eficiente é aquela que compra na quantidade adequada, produz no tempo certo e entrega assim que o produto fica pronto. Um WIP muito alto é um indicativo de que um item está parado, deixando de fazer rodar o capital da empresa.

Isso gera uma série de reflexos negativos na produção.

Quais são os principais impactos do WIP na indústria?

O primeiro ponto a ser destacado é o impacto financeiro. Todo produto tem um valor agregado importante para a empresa. Nesse sentido, se ele ficar parado por muito tempo na fábrica, o capital ligado a ele não estará disponível para que a organização possa investir em outros pontos — ou na própria produção.

Além disso, todo produto ocupa um espaço físico, o que gera custo de armazenamento. Para piorar, esse espaço pode ser limitado, dependendo das características da empresa. Logo, quanto mais itens estiverem parados, maior será a chance de gerar um gargalo na produção e, com isso, aumentar o preço de venda.

Em setores como o alimentício, o prejuízo é maior ainda. Afinal, a validade dos produtos é bem mais curta, criando uma luta contra o tempo para a liberação rápida das vendas.

Porém, o WIP não está relacionado apenas à demora para a saída de um item/produto — a compra de materiais com muita antecedência também gera impactos na indústria. Quando isso ocorre antes do momento adequado, a empresa reduz seus recursos financeiros e estende o tempo de armazenamento.

Se por um lado isso é ruim, por outro, existe a questão dos riscos de atraso. Uma compra em cima da hora, por exemplo, cria o risco de atraso na entrega e, consequentemente, na produção.

Como você pode ver, estamos falando de uma questão diretamente ligada à organização dos processos produtivos. O gestor deve encontrar formas de adequar o cronograma da fábrica para que tudo ocorra no tempo certo e as possíveis folgas sejam apenas o suficiente para cobrir eventuais falhas sem causar grandes prejuízos.

Tendo isso em mente, é possível tomar algumas medidas para gerenciar o WIP.

Como minimizar os efeitos do Work in Process?

Planejar as etapas da produção

O primeiro passo é elaborar uma programação eficiente para a produção, considerando as particularidades da empresa e sua metodologia de trabalho. À primeira vista, isso pode parecer um plano simples e, ao mesmo tempo, abstrato e difícil de ser colocado em prática. No entanto, existem maneiras de elaborar um bom roteiro com mais tranquilidade.

Faça, por exemplo, um mapeamento de processos. Cada atividade desenvolvida deve ser descrita em detalhes para que os profissionais do chão de fábrica tenham uma referência clara em relação ao que deve ser feito. Os responsáveis por cada processo também devem ser identificados nesse documento.

Além disso, analise o Lead Time de cada atividade. Trata-se do tempo total em que o item fica em fase de produção. Quanto maior a quantidade de tarefas em uma mesma atividade, maior será o Lead Time do produto. Uma excelente opção é investir em softwares capazes de otimizar o planejamento da fábrica utilizando algoritmos baseados no comportamento da própria fábrica. Um exemplo de solução com esta inteligência é o GRV DDO da GRV Software.

Controlar as compras

Um planejamento de compras eficiente é aquele que considera cada projeto individualmente, porém, também utiliza a expertise do funcionário para fazer compras em lote, visando melhor preço e rápida utilização sem que afete o fluxo de caixa da empresa. Se a entrega for feita pontualmente sem impactos negativos no preço pago, o aproveitamento do capital investido será maior. No entanto, isso exige contar com fornecedores de confiança, o que também depende do cenário específico de cada empresa.

Por isso, estude as características dos seus projetos e busque efetuar os pedidos sempre o mais próximo possível do momento da utilização. Isso reduzirá o WIP dos materiais antes do início dos trabalhos — e o mesmo se aplica à entrega.

Gerenciar os serviços terceirizados

Se for necessário enviar produtos para processamento em empresas terceirizadas, é preciso garantir que o planejamento seja cumprido. Atrasos em atividades externas podem gerar gargalos difíceis de serem mitigados.

O ideal é que haja um controle geral da fila dos recursos para identificar onde está cada um, seu status, se o prazo está sendo seguido etc.

Monitorar as Ordens de Serviço

A gestão das Ordens de Serviço (OS) também é fundamental para garantir que o fluxo de processos seja mantido dentro do planejado. Esse tipo de atividade, principalmente quando envolve a manutenção, pode gerar atrasos indesejados em etapas quase imprevisíveis. As consequências, é claro, não são boas.

Por isso, é importante garantir que seja feita uma categorização da OS de acordo com a urgência, para que haja uma noção de prioridade. Na era da transformação digital, é quase impossível ser eficiente nisso sem adotar um software de gestão focado no chão de fábrica.

A ferramenta auxilia na organização dos processos e estabelece as prioridades, além de oferecer ao gestor uma interface para monitorar a execução. Com isso, as intervenções têm seus impactos reduzidos, evitando que o WIP se torne ainda maior.

Como você pôde ver, o Work in Process deve ser gerenciado de perto para otimizar o desempenho do chão de fábrica. Adotar esse tipo de medida na indústria é essencial, pois promove uma produtividade maior e, consequentemente, aumenta a competitividade da empresa. Coloque essas dicas em prática e colha os resultados em pouco tempo!

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