Implementar estratégias que visam melhorar a produtividade dos setores de uma empresa é parte da rotina de qualquer gestor. Entretanto, isso pode ser um grande desafio sem uma base sólida de informações para guiar as decisões e evitar que elas se tornem arriscadas. É por isso que os indicadores de negócio representam uma ferramenta fundamental.

Seja na linha de produção ou em qualquer departamento de uma empresa, adotá-los traz benefícios rapidamente. Ainda assim, algumas dúvidas podem surgir sobre o assunto. Afinal, como eles funcionam e de que maneira implementá-los?

Criamos este post com a finalidade de esclarecer essas e outras dúvidas. Confira!

A importância dos indicadores de negócio

Muitos especialistas em gestão de empresas afirmam que tudo o que não pode ser medido não pode ser gerenciado. E é fácil entender a lógica aqui: se não há como mensurar e prever os possíveis resultados de uma ação, é impossível agir com qualquer garantia de sucesso.

Por isso, quanto mais dados reais forem levantados e avaliados com base em algum parâmetro, melhor para o gestor. Afinal, é preciso implementar uma espécie de escala que, de acordo com os resultados da empresa, possibilite avaliar o desempenho dos processos e adotar medidas para melhorá-lo.

A grosso modo, é isso que fazem os indicadores. Os dados mensuráveis funcionam como uma bússola que guia as decisões tomadas pela empresa. Assim, os resultados satisfatórios podem ser mantidos, enquanto aqueles que deixam a desejar passam a ser foco da atenção dos gestores.

Os indicadores oferecem um panorama de como a empresa está se saindo no mercado, principalmente em relação ao seu planejamento estratégico. Consequentemente, eles oferecem dados que geram informações relevantes para as tomadas de decisão.

O maior benefício é que a empresa consegue se adiantar aos problemas. Os indicadores revelam tendências em diferentes campos — e, com base nelas, o gestor pode tomar uma atitude imediata ou futura. Na prática, eles demonstram sinais de que as coisas estão indo muito bem ou muito mal.

Atualmente, os administradores perceberam a importância dessa ferramenta e passaram a adotar indicadores para incontáveis fatores e finalidades. O objetivo é garantir que a maior parte possível das decisões seja tomada com base em informações relevantes, geradas por indicadores específicos.

Em um mercado cada vez mais concorrido e com tecnologia disponível para levantar um volume gigantesco de informações, é crucial escolher bem os indicadores e monitorá-los com frequência. Assim, sua empresa garante decisões mais estratégicas e inteligência nas práticas do negócio.

Vale lembrar que aqueles que não se adaptam à utilização desse tipo de ferramenta correm sério risco de se tornarem obsoletos no mercado, perdendo a competitividade.

Os principais indicadores de negócio

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que cada empresa tem sua própria forma de atuar no mercado. Com isso, é natural que certos indicadores sejam mais eficientes para sua rotina de processos. Entretanto, alguns deles se destacam por servirem de referência para a maioria das atividades que as empresas têm em comum.

É essencial ter em mente que os indicadores a serem adotados são aqueles que dizem respeito a questões mais problemáticas do negócio. Onde não há problema, não há a necessidade de um acompanhamento tão aprofundado — ainda que seja importante não abandonar totalmente o monitoramento sobre eles.

Para termos uma visão mais clara desses casos, é interessante citarmos alguns deles, a começar por aqueles relacionados ao desempenho financeiro. Indicadores de rentabilidade e lucratividade, por exemplo, mostram como anda a saúde da empresa.

Já os indicadores de produtividade oferecem uma visão mais ampla sobre os processos internos da empresa, principalmente nas linhas de produção. Um dos mais básicos e simples é o número de peças produzidas. Entretanto, ele pode ser mais complexo, e envolver até mesmo a taxa de produtividade de cada equipe ou funcionário.

Do ponto de vista comercial, podemos destacar os indicadores de satisfação do cliente. Nesse caso, alguns dados, como o índice de rejeição, atrasos, entregas realizadas, pedidos de devolução e novos contratos são exemplos de informações que servem de alerta para a empresa.

Se o número de rejeições aumenta consecutivamente durante alguns meses, por exemplo, é sinal de que a empresa precisa investir esforços para garantir a fidelidade dos clientes.

Como você pode ver, tudo depende da área de atuação de sua empresa e dos pontos críticos que costumam gerar problemas. Para citar outros exemplos, podemos destacar:

• Indicadores de caixa (financeiros);
• Indicadores para análise de investimentos;
• Indicadores de risco (KRI);
• Indicadores de Marketing;
• Indicadores de mercado;
• Indicadores de Gestão de Pessoas;
• Indicadores de produção.

A lista vai muito além, mas é interessante avaliar cuidadosamente cada um deles e ajustá-los — diversificando os dados levantados — para que atendam às necessidades específicas de sua empresa.

Feito isso, é hora de adotar algumas práticas para garantir a eficiência do monitoramento desses indicadores.

As melhores práticas de gestão de indicadores

A gestão de indicadores é um processo que envolve — além das tomadas de decisão com base nas informações levantadas — implementação, monitoramento, avaliação e ajuste desses itens. Por isso, é importante começar definindo uma frequência de monitoramento para cada um deles.

Dados ligados à produção, por exemplo, devem ser monitorados não só em intervalos mensais, mas também diariamente — ou ainda, de hora em hora. Isso é importante porque permite que você identifique desvios com mais agilidade, independentemente de eles serem causados por falhas humanas ou quebra de máquinas.

No Marketing e nas vendas, por outro lado, os dados costumam demorar mais tempo para gerarem informações relevantes. Uma campanha pode tomar dias, semanas ou meses para surtir efeito. Da mesma forma, os resultados das vendas devem ser acompanhados com intervalos que permitam avaliar se uma mudança nos números não é esporádica — ou se é um sinal de alerta.

O próximo passo é definir os profissionais encarregados pelo monitoramento. Alguns indicadores são considerados sigilosos e, por isso, ficam sob responsabilidade dos gestores e diretores da empresa. Outros, por sua vez, podem ser incluídos no que é chamado de gestão à vista — na qual todos devem ter acesso aos dados.

Assim, os colaboradores se mantêm informados sobre tudo o que acontece na empresa. Se um problema surge, os grupos envolvidos no trabalho podem ser preparados com antecedência para solucioná-lo. Porém, isso exige atenção a um último ponto que é extremamente importante: a tecnologia.

Investir em softwares ou em um sistema de ERP eficiente é fundamental para garantir não só o monitoramento dos indicadores, mas a comunicação interna da empresa. Os dados devem chegar a todos os colaboradores com agilidade, a fim de manter cada profissional alinhado aos objetivos de curto e longo prazo do negócio.

Assim, cria-se uma cultura de engajamento coletivo na resolução dos problemas de todos os departamentos. Um novo funcionário pode, por exemplo, se atualizar rapidamente sobre a produtividade do chão de fábrica sem que precise de uma pessoa diretamente focada em passar as informações para ele.

Um ERP de qualidade atualiza os dados para todas as equipes assim que eles são inseridos no sistema. Em parceria com tecnologias, como a Internet das Coisas, ele pode render ainda mais! Desse modo, a resposta se torna mais rápida — tanto por parte dos gestores, quanto dos outros profissionais envolvidos.

Faça uma análise em sua empresa e veja como os indicadores de negócio podem elevar a produtividade das equipes a um novo patamar. Os resultados serão sentidos rapidamente!

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