O sistema Kanban está recebendo muita agitação hoje em dia como um método de gerenciamento de projetos e processos produtivos. Mas com suas origens nas culturas japonesa e aura zen, ele ainda é um mistério para muitos gestores.

Um dos ditados mais citados no Kanban é: “Pare de começar e comece a terminar”. Parece profundo, mas como você implementa isso? Que vantagens esse método oferece? Como utilizá-lo sem grandes complicações? Continue lendo para ver as respostas a todas essas perguntas!

O conceito do sistema Kanban e sua origem

Na prática, estamos falando de um sistema visual para gerenciar o trabalho conforme ele se move através de um processo. O Kanban facilita a visualização do processo (o fluxo) e do trabalho real que está passando por ele.

O objetivo do sistema Kanban é identificar possíveis afunilamentos no processo e corrigi-los para que as atividades possam fluir de maneira econômica e a uma velocidade ideal. Esse sistema foi desenvolvido como um sistema de controle de estoque para fabricação just-in-time por um engenheiro chamado Taiichi Ohno, na Toyota, na década de 1940.

Ohno se inspirou no modo como as mercearias americanas abasteciam suas prateleiras. Os clientes compravam o que precisavam e a loja reabastecia com base no que havia vendido e nas expectativas de demanda. As lojas perceberam que não fazia sentido manter mais produtos à mão do que o necessário para atender a demanda do cliente.

O inventário correspondente exige maior eficiência, reduz o desperdício e melhora a qualidade das operações das mercearias. Embora possa parecer óbvio, isso foi — e ainda é hoje — um desvio dos sistemas baseados em processos top-down determinados pelo gerenciamento, usando um cronograma fixo ou executando o inventário com base nas prioridades do fornecedor.

Algumas das principais razões para o desenvolvimento do Kanban foram a produtividade e eficiência inadequadas da Toyota, principalmente, em comparação com seus concorrentes automotivos americanos. Com o Kanban, a Toyota alcançou um sistema de controle de produção enxuto flexível e eficiente, que aumentou a produtividade e reduziu o estoque de matérias-primas, semi-acabados e produtos acabados com alto custo-benefício.

Os 4 princípios fundamentais do Kanban

David J. Anderson, um pioneiro no campo de Lean/Kanban para trabalho de conhecimento, formulou o método Kanban como uma abordagem para o processo incremental, evolutivo e de mudança de sistemas para organizações. Ele dividiu esse método em quatro princípios básicos. Veja!

Princípio 1: comece com o que você faz agora

O Kanban não exige determinada configuração e pode ser sobreposto em um fluxo de trabalho ou processo existente para trazer os problemas à luz. Isso torna o Kanban fácil de implementar em qualquer tipo de organização, pois não há necessidade de fazer alterações abrangentes desde o início.

Princípio 2: persiga a mudança evolutiva incremental

O método Kanban é projetado para atender a resistência mínima e, portanto, incentiva pequenas mudanças incrementais e evolutivas contínuas para o processo atual. Em geral, mudanças radicais são desencorajadas porque encontram resistência devido ao medo ou à incerteza.

Princípio 3: respeite o processo, os papéis e as responsabilidades atuais

O Kanban reconhece que processos, papéis, responsabilidades e títulos existentes podem ter valor e, portanto, devem ser preservados. Ele não proíbe a mudança, mas também não a prescreve. Encoraja modificações incrementais, pois não cria o nível de medo que impede o progresso.

Princípio 4: incentive atos de liderança em todos os níveis

Algumas das melhores lideranças vêm de atos cotidianos de pessoas na linha de frente de suas equipes. É importante que todos promovam uma mentalidade de melhoria contínua, a fim de atingir o desempenho ideal em um nível de equipe/departamento/empresa. Isso não pode ser uma atividade no nível de gerenciamento.

Os princípios modernos do sistema Kanban

David J. Anderson ficou tão satisfeito com os resultados que encontrou ao usar sistemas Kanban na Microsoft, em meados dos anos 2000, que os colocou no centro de seu método para impulsionar a melhoria contínua dentro das empresas. Ele escreveu um livro no qual, também, traçou seis práticas-chave que impulsionam resultados:

• visualize seu trabalho: quando todos enxergam o trabalho dessa maneira concreta, torna-se óbvio como o trabalho está progredindo e onde existem problemas;
• limite o trabalho em andamento: é possível ser mais eficaz e realizar mais ao tentar-se fazer menos (ou colocando menos responsabilidades sobre os ombros dos colaboradores);
• gerencie o fluxo: o sistema permite ao usuário melhorar continuamente criando consciência e provocando discussões sobre como evoluir o processo, permitindo manter o que está funcionando e evitando uma implosão de muitas grandes mudanças de uma só vez. Assim, melhorias incrementais são realizadas, pontualmente, onde as ineficiências se encontram — o que ajuda a aprender com os erros;
• torne as políticas explícitas: demonstre claramente o que cada colaborador pode e não pode fazer durante o processo produtivo, apontando com clareza quais são as regras a serem seguidas por todos e por cada um.
• implemente loops de feedback: é possível proporcionar diálogo e argumentação entre os envolvidos na produção. Dessa forma, com frequência, é possível aumentar a colaboratividade e o engajamento;
• melhore colaborativamente, evolua experimentalmente: o Kanban possibilita melhorar a produção em grupo e evoluir com experimentações. O medo de criar algo novo não pode existir, o que potencializa melhorias contínuas e resultados maiores.

Os tipos de sistema Kanban

Fundamentalmente, são dois os tipos de sistema Kanban que podem ser utilizados nos processos produtivos de uma empresa: o de produção e o de movimentação. Entenda cada um deles em detalhes.

Sistema Kanban de Produção

O que chamamos de Kanban de Produção é um cartão que autoriza a produção de determinada quantidade de um produto. Ele circula entre o setor fornecedor e a produção, sendo afixado junto às peças imediatamente após a fabricação — retirados somente depois que os itens são enviados ao cliente.

Em seguida, esse cartão retorna ao processo para autorizar a produção e reposição dos itens consumidos. E o ciclo se repete, em algumas empresas, diversas vezes no mesmo dia.

Sistema Kanban de Movimentação

Já o Kanban de Movimentação — que também pode ser chamado de Kanban de Transporte — é um cartão que autoriza a movimentação física dos itens entre a empresa fornecedora e seus clientes. Normalmente, os cartões são afixados nos produtos substituindo os de produção.

O sistema Kanban na era digital

A palavra japonesa Kanban, em si, significa “sinal”, “cartão” ou “outdoor”. Na Toyota, os trabalhadores da linha de montagem usavam tokens físicos como sinais de reabastecimento e controle de estoques. Nos tempos modernos, estes são códigos de barras impressos ligados a um objeto físico, como uma bandeja ou palete.

Na era da transformação digital, o sistema Kanban pode ser utilizado por meio de plataformas de software e aplicativos. Não é necessário desenhar cartões, imprimi-los etc.

Os softwares de Kanban disponíveis hoje facilitam tanto a configuração do sistema como sua alimentação em tempo real. E oferecem visualizações agradáveis que podem potencializar a produtividade das equipes e análise dos gestores.

Você já utiliza um sistema Kanban? Gostou das nossas dicas? Confira agora como otimizar a gestão em fábricas!