Seu setor aumentou e, com isso, a mão de obra precisa ser ainda maior, afinal o que podia ser realizado por poucos colaboradores agora não é mais possível. Para dificultar, os dados do negócio começam a fugir do controle e os funcionários não trabalham com as mesmas informações ou . Você já considerou a implantação de um Sistema ERP para solucionar tudo isso?

Hoje em dia, é bastante comum — e indispensável — aliar-se à tecnologia para solucionar as atividades gerenciais da indústria. O acompanhamento contínuo das tarefas diárias é crucial para seu desenvolvimento.

Mas, em meio a uma “imensidão” de ferramentas disponíveis no mercado, como escolher o software ideal para suas necessidades? Como implementá-lo sem que os processos de rotina sejam afetados?

Pensando nisso, selecionamos 9 dicas que vão ajudar você a ter sucesso com a implantação de um Sistema ERP. Continue lendo este artigo e confira!

1. Entenda as reais demandas da organização

Antes de qualquer coisa, é essencial avaliar toda a operação para entender processos e rotinas. Só dessa forma será possível detectar as demandas do setor e como o sistema impactará. Levante os seguintes aspectos:

• tarefas executadas por todos os profissionais da área;
• custos operacionais que necessitam de redução;
• necessidades de integração;
• número de usuários;
• plano de crescimento para médio e longo prazo.

Assim como ocorre em qualquer outra compra de ferramenta tecnológica, também é importante que o Sistema ERP esteja de acordo com os objetivos estratégicos da empresa. Assim, você consegue dimensionar com mais precisão o tipo de solução que atenderá melhor às suas necessidades.

2. Escolha o fornecedor adequado

Feito o diagnóstico, a etapa seguinte é a escolha da marca fornecedora. Como existem muitas opções, essa tarefa exige bastante foco. Os itens abaixo podem ser verificados para que não haja erros na escolha:

• aderência ao seu tipo de negócio;
• reputação da marca desenvolvedora;
• tipos de métodos e tecnologias incorporados no Sistema ERP ofertado;
• empresas que são atendidas por ela (fazer um benchmarking para avaliar o nível de satisfação);
• qualidade dos serviços de suporte.

Uma boa instituição desenvolvedora é aquela que valoriza a parceria com seus clientes. Ou seja: ela ultrapassa o nível técnico da ferramenta oferecida, ajudando a otimizar o projeto e fazer os ajustes necessários para evitar falhas e melhorar resultados.

3. Comunique a mudança

Cada setor tem finalidades específicas, ao passo que a implantação de um Sistema ERP requer planejamento e análise detalhada. Para a maioria das indústrias, alterar o fluxo de trabalho pode ser problemático.

Muitos colaboradores não se importam com a mudança, embora esse tipo de solução simplifique a rotina deles. Logo, siga os seguintes passos antes da implementação:

• localize os profissionais que serão mais afetados pela alteração;
• comunique às equipes que a mudança vai ocorrer;
• relate as causas que fizeram o setor a buscar o apoio de um ERP;
• explique como os colaboradores devem agir para que essa etapa seja concluída com sucesso;
• mantenha-os sempre informados sobre o andamento do processo de implantação;
• “Venda” a ideia para os seus colaboradores e exponha a importância do empenho deles para o sucesso da implantação.

4. Planeje processos inteligentes

Execute um plano para processos inteligentes junto ao consultor de implantação do software. Faça o possível para evitar a duplicidade de informações e eliminar maneiras diferentes de fazer a mesma coisa (ou seja: padronize).

Outro aspecto relevante para facilitar a rotina é automatizar atividades repetitivas. A emissão de documentos, o envio de alertas por e-mail e a geração de gráficos ou relatórios, entre outras atividades, podem ser automatizadas com o auxílio do software.

Lembre-se de que o quesito mobilidade é cada vez mais necessário. Portanto, promova o acesso remoto ou por meio de dispositivos móveis (desktop, smartphone e tablet) ao sistema.

5. Invista no treinamento dos colaboradores

Além da gestão de mudanças, a capacitação é um recurso fundamental para que você tenha sucesso nessa tarefa. É preciso que todos os usuários do Sistema ERP a ser implantado sejam treinados adequadamente, pois, sem esse procedimento, as chances de surgirem equívocos constantes no dia a dia são grandes.

Alguns erros podem gerar gargalos que prejudicam o andamento do seu setor. Portanto, conte com um fornecedor que ofereça treinamentos completos para sua equipe. Afinal, é ele quem criou a ferramenta e tem a capacidade necessária para instruir seus funcionários da melhor forma possível.

É importante que o usuário chave escolhido tenha total conhecimento da empresa em  relação a seus processos, produtos e atividades dos demais funcionários. Além disso, o usuário chave é peça fundamental para uma implantação de sucesso.

6. Estreite o relacionamento com o suporte

O serviço de suporte é primordial para garantir que o programa se mantenha útil e eficiente. É ele que deve ser consultado por você e pelos demais funcionários quando forem encontrados problemas técnicos, por exemplo.

Em razão disso, é importante delimitar — em contrato — o que esperar do suporte, quais são os meios de acioná-lo, como: e-mail, chat online ou telefone.

7. Defina um cronograma de implantação

Outro elemento importante é o tempo de implantação de um Sistema ERP. Isso depende do porte do setor, do número de módulos contratados e do fato de haver alguma customização específica no programa.

É fundamental — no tocante ao tempo de projeto — que as etapas sejam muito bem definidas, pois os passos seguintes serão baseados nessas informações. O desfecho de todas as tarefas é de responsabilidade da empresa contratante e da marca contratada.

Vale esclarecer que, como esse tipo de software é modular, nem sempre é preciso instalar todos os módulos de uma vez. Fica mais fácil controlar o processo se ele for segmentado por fases, conforme a demanda do setor.

8. Documente tudo

A implementação é um momento que exige revisões das atividades realizadas pela empresa, a fim de suprimir os vícios adquiridos ao longo do tempo. Além disso, é possível eliminar retrabalhos futuramente.

Logo, separe um tempo na sua agenda ou adapte uma manobra de revisão de projetos internos para que você registre o conhecimento (funcionamento) pleno do software em seu setor. Isso ajuda a atenuar os impactos em eventuais trocas de funcionários.

9. Monitore constantemente o uso da ferramenta

Em decorrência do tempo, é comum que alguns usuários, sobretudo aqueles que não presenciaram o processo de implantação, parem de utilizar determinadas funcionalidades e voltem a adotar planilhas ou controles correlatos. Portanto, ao menos uma vez ao ano, meça as aplicabilidades existentes na ferramenta e compare com o que é de fato usado na prática.

Como vimos, promover a implantação de um Sistema ERP exige o comprometimento de todos os envolvidos. Nossa última recomendação é ter uma ferramenta exclusiva, porém integrada, para seu setor — uma vez que ela será totalmente compatível com as demandas do departamento.

Isso proporciona mais agilidade e precisão durante os processos de rotina, contribuindo, ao mesmo tempo, com o fornecimento de informações estratégicas para os demais setores da empresa.

Gostou deste artigo? Aproveite que você chegou até aqui e conheça as vantagens do acompanhamento em tempo real do chão de fábrica!