Empresas do setor industrial geram uma enorme quantidade de arquivos e informações inerentes aos procedimentos realizados no cotidiano de trabalho. Sendo assim, é fundamental realizar uma boa gestão de documentos na indústria.

Práticas como a digitalização dos dados, padronização dos modelos a serem utilizados e implementação de um bom software para gerenciar os processos são apenas algumas das medidas que podem otimizar essa questão.

Portanto, neste conteúdo mostraremos o que você precisa saber para melhorar a gestão de documentos na indústria. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura do artigo para conferir!

O que é gestão de documentos?

Toda empresa tem de lidar com uma grande variedade de documentos de diversas naturezas todos os dias, entre eles:

• Contratos de trabalho;
• Contratos de venda;
• Certificado de conformidade;
• Procedimento operacionais ou processos de produção;
• Normas de fabricação;
• Manuais de procedimento;
• Relatórios de RNC;
• Controle de matéria-prima enviadas para industrialização;
• Relatórios de inspeção;
• Processos produtivos ou roteiros de fabricação;
• Plano de inspeção de qualidade;
• Desenhos mecânicos.

Para administrar adequadamente essa imensidão de arquivos, em papel ou em formato digital, é necessário utilizar os métodos e ferramentas corretas. Esse conjunto de recursos é conhecido pelo termo gestão de documentos.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

A gestão documental proporciona à empresa:

• melhoria nos processos cotidianos;
• redução de custos com impressão e armazenagem de arquivos;
• evita que a empresa precise demandar tempo e recursos com treinamento de funcionários;
• aumenta a produtividade dos colaboradores — que não precisam mais gastar tempo e esforços lidando manualmente com papelada;
• padroniza os procedimentos operacionais;
• facilita o acesso a dados importantes, através da rastreabilidade.

Além de garantir que a empresa trabalhe com muito mais profissionalismo, aumente sua credibilidade e não corra riscos de perda ou avaria de documentos importantes.

Como melhorar a gestão de documentos?

A seguir mostraremos um passo a passo sobre como otimizar os procedimentos inerentes à gestão de documentos em sua empresa.

Passo 1. Digitalize a gestão de documentos (Nuvem)

Vivemos em uma era em que a digitalização integra todos os aspectos ao nosso redor, seja na forma como consumimos informação, seja no modo como nos comunicamos com amigos, parentes, sócios ou clientes.

Sendo assim, o primeiro passo para uma boa estratégia de gestão de documentos na indústria deve ser digitalizar todos os procedimentos realizados no chão de fábrica, incluindo a informação gerada diariamente.

O que queremos dizer é que em vez de continuar utilizando papel para documentar cada procedimento realizado, venda concretizada ou relatório emitido, é preciso transformar a informação em arquivos digitais, como documentos em PDF, por exemplo.

Vale mencionar, ainda, que a digitalização é uma das melhores maneiras de simplificar os processos e reduzir a ineficiência no chão de fábrica, já que a gestão da indústria tem todos os seus departamentos interligados, de modo que o bom desempenho de um influencia no outro.

A digitalização também aumenta a segurança, afinal, qualquer arquivo perdido pode ser facilmente recuperado, ainda mais quando os dados estão integrados a um sistema de gestão documental que armazena os dados em servidores na nuvem, independentemente do controle ser feito internamente ou por meio da contratação do serviço. Não é a toa que o conceito de manufatura sem papel é uma das filosofias da indústria 4.0, última revolução industrial.

Passo 2. Crie uma base de dados

Outro ponto importante é desenvolver uma boa base de dados, de modo que todos os documentos da indústria sejam centralizados em um único servidor.

Os diferentes setores produzem uma grande variação de arquivos, e é comum que muitos deles acabem se repetindo pelo simples fato de um departamento não ter acesso ao que os outros estão realizando. Isso causa problemas como redundância em atividades e erros que podem gerar atrasos nas datas de entrega.

Portanto, centralizar os documentos da empresa é uma maneira de garantir que os colaboradores encontrem arquivos importantes com facilidade sempre que precisarem, além de evitar a repetição de informações que já foram geradas.

Quanto mais ágil for o acesso aos documentos, mais rápido a indústria consegue responder às demandas de seu clientes — sem mencionar que a tomada de decisões também é beneficiada.

Passo 3. Organize os documentos

Como dito, empresas do setor industrial produzem grandes quantidades de documentos todos os dias. Assim, para organizá-los e melhorar a pesquisa de arquivos na fábrica, é preciso utilizar sistemas para categorização dos dados.

Uma indústria pode gerar uma enorme variedade de documentos diferentes que são essencialmente importantes para a gestão. Portanto, considere separá-los em grupos de acordo com a relevância, como:

• pedidos de venda;
• processos de produção;
• romaneio de expedição;
• pedidos de compra;
• propostas comerciais;
• ficha técnica de produtos — inclusive com a lista de materiais e o roteiro de fabricação;
• relatórios de inspeção;
• ordens de produção;
• relatórios de auditoria.

O importante é analisar e identificar cada tipo de documento de sua indústria para fazer a classificação. Desse modo, eles serão encontrados com mais facilidade sempre que for necessário.

Passo 4. Utilize modelos padronizados

O que é gestão de documentos na indústria senão um conjunto de procedimentos com a finalidade de otimizar os processos, não é verdade? Por isso, em vez de improvisar a cada novo arquivo criado, utilize modelos padronizados e predefinidos.

Por exemplo: é possível utilizar templates prontos que facilitem a inserção de dados pertinentes aos procedimentos cotidianos, como tabelas, imagens, cabeçalhos, fórmulas, entre outros.

Esse é mais um ponto de melhoria que pode ser implementado com o auxílio de um bom software de gestão documental para indústrias. Falaremos mais sobre isso adiante.

Passo 5.  Estabeleça permissões de acesso

Assim que as informações passarem a trafegar pelo âmbito digital, é muito importante que sejam implementados alguns procedimentos contra riscos de segurança.

Para ter uma ideia, a maior parte dos vazamentos de dados corporativos ocorre a partir dos próprios funcionários das empresas. Isso causa prejuízos financeiros e estratégicos, já que muitas vezes os criminosos vendem informações sigilosas para organizações concorrentes.

Dado o contexto, é imprescindível definir rígidos controles de acesso aos documentos integrados ao sistema da fábrica. Assim, é possível não apenas evitar que dados desapareçam, como também facilitar que a pessoa que cometeu o crime seja identificada.

Portanto, trabalhe apenas com softwares que tenham recursos de criptografia de alto nível para proteger as informações armazenadas nos servidores.

Passo 6.  Conte com o auxílio da tecnologia

Por fim, uma das práticas mais importantes para uma boa estratégia de gestão de documentos na indústria é utilizar uma solução tecnológica para obter auxílio, segurança e agilidade nos processos.

Um bom software conta com recursos como o upload dos dados diretamente em um servidor na nuvem, o que proporciona mobilidade e evita que os documentos se percam do computador ou de um HD físico, por exemplo.

Além disso, os dados podem ser segmentados e organizados com base em seus níveis de relevância, tornando a busca muito mais rápida e eficiente do que aquela realizada quando os arquivos ficam guardados em papéis impressos.

É cada vez mais comum nos depararmos com empresas do segmento industrial que contam com sistemas de gestão de documentos. Afinal, esse tipo de tecnologia melhora a produtividade, reduz o índice de erros e, por consequência, aumenta a lucratividade do empreendimento.

Uma boa ferramenta de gerenciamento de dados e automação de tarefas também pode trazer os diferenciais competitivos necessários para que seu negócio se destaque da concorrência.

Como você pôde conferir neste conteúdo, a gestão de documentos na indústria não deve se limitar apenas a uma ação em específico, mas abranger uma série de práticas e metodologias para implementar no dia a dia da empresa.

O conteúdo foi útil para você? Então, não deixe de assinar a nossa newsletter para receber mais artigos como este todas as semanas e se manter atualizado sobre o mercado!

O software ERP da sua empresa pode ser uma grande ferramenta na busca pela gestão de toda essa documentação, pense nisso!